Planowanie przewozów to proces, w którym trzeba połączyć informacje logistyczne, dokumentację a także obowiązki wynikające z przepisów. Przy przewozie towarów objętych systemem monitorowania SENT ważne jest nie tylko i wyłącznie przygotowanie wymaganych danych, lecz też uwarunkowanie momentu zaprojektowania poszczególnych czynności i sposobu reagowania na zmiany. W praktyce problem pojawia się na prawdę bardzo często wówczas, gdy termin załadunku zostaje przesunięty, zmienia się pojazd lub osoba odpowiedzialna za dokumentację otrzymuje nowe informacje już po rozpoczęciu obsługi zamówienia.
Program do obsługi SENT może być wykorzystywany do organizowania takich obowiązków, przechowywania danych o przewozach i kontrolowania przebiegu zgłoszeń. Jego rola uzależniony jest od przyjętego sposobu pracy oraz zakresu dostępnych funkcji. Przy wdrażaniu tego typu narzędzia warto najpierw rozważyć rzeczywisty obieg informacji: skąd pochodzą dane, kto je wprowadza, kto zatwierdza ich poprawność i gdzie zapisywane są zmiany. Bez takiego rozpoznania wręcz świetnie dopasowane rozwiązanie może powielać dotychczasowe kłopoty, zamiast uporządkować proces.
Jednym z bardziej poważnych etapów obsługi przewozu jest sprawdzenie, czy dane w zgłoszeniu odpowiadają dokumentom i planowanej realizacji transportu. Dotyczy to między innymi informacji o towarze, jego ilości, uczestnikach przewozu a także środkach transportu, w zakresie wymaganym dla konkretnego zgłoszenia. System do zgłoszeń SENT może wspierać przygotowanie tych informacji, przechowywać dane wykorzystywane przy kolejnych operacjach i umożliwiać śledzenie statusu spraw. Warto jednakże pamiętać, że automatyczna kontrola kompletności formularza nie za każdym razem wykryje błąd merytoryczny. Wszystkie wymagane pola mogą być wypełnione, a mimo to jedna z wartości może nie odpowiadać dokumentacji źródłowej. Z tego względu przydatne jest oddzielenie etapu wprowadzania danych od ich sprawdzenia. W codziennej pracy znaczenie ma także sposób obsługi korekt. Jeżeli zmiana zostanie odnotowana jedynie w jednym miejscu, pozostali uczestnicy procesu mogą nadal skorzystać z nieaktualnych informacji. Uwarunkowanie jednej procedury przekazywania przemian daje możliwość ograniczyć takie rozbieżności i ułatwia określenie, która osoba powinna podjąć dalsze działania.
Wraz ze wzrostem liczby przewozów rośnie znaczenie powtarzalnych czynności, które można częściowo przenieść do narzędzi informatycznych. Automatyzacja zgłoszeń SENT może obejmować pobieranie danych z ewidencji magazynowej, systemu zarządzania transportem lub innych źródeł używanych w pracy operacyjnej. Zakres możliwych działań zależy od dostępnych połączeń między aplikacjami a także od tego, czy przekazywane informacje mają zgodną strukturę. Przed uruchomieniem takiego procesu trzeba sprawdzić, jak system zachowuje się w sytuacji brakujących pól, powtórzonych rekordów i niezgodności między dokumentami. To właśnie nietypowe sytuacje na prawdę bardzo często ujawniają ograniczenia automatyzacji. Na przykład zmiana danych pojazdu może wymagać aktualizacji informacji w kilku miejscach, a sposób postępowania uzależniony jest od etapu realizacji przewozu i obowiązujących zasad. Nie każdą decyzję da się sprowadzić do prostego schematu. Dlatego należy wyznaczyć granicę między czynnościami wykonywanymi w sposób automatyczny a tymi, które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Istotne jest również prowadzenie sprawdzeniu błędów, ponieważ nieprawidłowe dane pobrane z systemu źródłowego mogą zostać przeniesione do kolejnych operacji, o ile proces nie przewiduje dobrego mechanizmu weryfikacji.
Na organizację pracy wpływają także zasady dostępu do dokumentacji, sposób zapisywania historii działań a także przygotowanie na sytuacje, w których oprogramowanie jest czasowo niedostępne. Gdy kilka osób obsługuje te same przewozy, trzeba ustalić zakres ich uprawnień i sposób przekazywania odpowiedzialności za kolejne etapy zgłoszenia. Historia przeróbek może pomóc w ustaleniu, kiedy zmodyfikowano dane i jakie działania wykonano, niemniej jednak jej przydatność zależy od tego, czy zapisy są prowadzone konsekwentnie. Ważne pozostaje również archiwizowanie dokumentów w zgodzie z przyjętymi zasadami oraz kontrolowanie aktualności procedur. Przepisy dotyczące monitorowania przewozów mogą się modyfikować, dlatego sposób obsługi zgłoszeń powinien być okresowo sprawdzany pod kątem aktualnych założeń. Trzeba także określić, jak postępować w przypadku awarii, błędnej wymiany danych lub braku sposobów stworzenia standardowej czynności. Takie sytuacje wymagają jasno prezentowanej procedury, a nie improwizowania w chwili wystąpienia kłopotu. W praktyce organizacja obsługi SENT obejmuje zatem zarówno wybieranie narzędzi, jak i zobowiązanie odpowiedzialności, kontrolę informacji a także przygotowanie pracowników do reagowania na odstępstwa od typowego przebiegu transportu.
Źródło informacji: integracja z PUESC API.