Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz też ustalenia, jak dane mają przepływać pośród poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto starannie określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa również przygotowanie danych stosowanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeżeli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może wyłącznie przekazać dane, które zostały uprzednio przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem konwersji informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których uprzednio nie było widać, szczególnie gdy jeden dział używa inne oznaczenia niż drugi. Zdarza się, że konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a nierzadko wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF albo wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze mieć świadomość tego, co właściwie powinno wydarzyć się dalej. W dobrze opisanym procesie określa się więc nie tylko sposób przesyłania faktur, niemniej jednak również reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, natomiast przy błędnych danych może tylko powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być powiązane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od kłopotu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje także sposobność odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących dokładnie sprecyzowanej faktury powinno się móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje często znajdują się w wiadomościach, notatkach lub pamięci pracowników, jednak przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc zmodyfikować nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak również sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają przy tym uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz sposobność wykonania czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać wykorzystany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy poszukiwać rozwiązania dla oryginalnego przypadku.
Zobacz: KSeF API dla programistów.