Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze po pewnym czasie może stać się trudna do szybkiego przemyślenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, wręcz jeżeli już potrzebny jest jedynie jeden określony fragment. W takich wypadkach transkrypcja nagrań pozwala zaprezentować zawartość materiału w formie tekstowej.
Nie oznacza to natomiast normalnego przepisywania słów bez zwracania sugestie na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i stosownie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Kłopotem bywają szczególnie nagrania zrealizowane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze frazę może być trudne do ustalenia, a próba wypełnienia go na bazie domysłu może przemienić znaczenie całej wypowiedzi.
Inaczej powinno się podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, które w zwyczajnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może mieć dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić jednocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym wyjściem jest też oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (warto sprawdzić: stenogram cennik). Rozmówcy na prawdę bardzo często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa lub używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że treść będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak równocześnie przestanie wnikliwie odzwierciedlać nagranie.
Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do dokładnego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce odcinek szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Zdarza się, że bardzo ważna jest prawie każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zilustrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wówczas łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób albo pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej uwagi wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeśli nie można dobitnie ustalić ich treści, bardziej prawidłowe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które tylko pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co rzeczywiście znajduje się na nagraniu.
Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobów niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń lub dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma także sposób ustawienia mikrofonu oraz odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W przypadku materiałów używanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się wyłącznie do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej wymiany zdań może zmodyfikować sposób odbioru dalszej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej kontroli zgodności tekstu z materiałem, na bazie którego został sporządzony.
Źródło: stenogram.