Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, których nie widać podczas krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, spore przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia a także przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a całkiem inaczej dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi a także przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania bardzo dobrze pozostawić należycie szerokie przejścia. Znaczenie ma także rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pomiędzy zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto uprzednio ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca bardzo dobrze sprawdzić także nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto albo nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy zasadniczą uwagę przyciąga wygląd sali. O ile planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto też przemyśleć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, zwłaszcza gdy ma duże przeszklenia, jednakże wieczorem sytuacja może się przemienić. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i zamiany powietrza. Nie powinno się również pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana całkiem inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sprzęt nagłośnieniowy, ale także ustawienie głośników, stołów i parkietu. Podczas przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz możliwość poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie pozwala uniknąć przeróbek w ostatniej chwili.
Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi jedynie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany też pod względem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu a także rzeczy należących do obsługi. O ile catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość wygodnego rozładunku oraz odległość między zapleczem a salą. Jednakowo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto wcześniej ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż oraz późniejsze sprzątanie. W przypadku przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji istotne jest więc nie tylko i wyłącznie to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, ale też jak działa wówczas, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Więcej informacji na stronie: organizacja wesela pod Warszawą.