Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności oraz sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.
Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu wydaje się wystarczające, w trakcie intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają gromadzić się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy planowaniu przestrzeni trzeba uwzględnić nie tylko podstawowe czynności, ale również momenty największego obciążenia. Znaczenie ma także kierunek przemieszczania się pracowników. Jeżeli kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może przemienić organizację całego stanowiska.
Na codzienne używanie wpływa również sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno zbudować logiczny układ, w którym rzeczy używane często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, jednak przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (zobacz więcej: patelnia gastronomiczna). Nie chodzi co więcej tylko o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć potrzebny pojemnik, odsunąć szufladę lub otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W małych kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy detal, dlatego należy brać pod uwagę jego rzeczywiste zastosowanie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane w trakcie pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie produktów między kolejnymi etapami przygotowania.
Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, niemniej jednak równie ważne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może posiadać odpowiednią pojemność, a mimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, jeżeli już jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Należy też sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza oraz czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę bardzo często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy kształtowaniu warto uwzględnić również hałas, ciepło i parę powstające podczas pracy niektórych elementów (sprawdź też: kuchnie gazowe do gastronomii). Ich obecność może mieć znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.
Znaczenie moraz okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej testom, a dostęp do jego powierzchni a także elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących bezpośrednio przy ścianie lub w zabudowie powinno się uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto również przewidzieć miejsce na elementy ruchome, takie jak pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach bardzo szybko zmienia organizację stanowiska. Z nierzadko mogą pojawić się też nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników albo sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, wręcz jeżeli na sam początek odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.
Dodatkowe informacje: sprzęt gastronomiczny.