Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko liczba tworzonych dokumentów, niemniej jednak także sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą prędzej czy później stać się częścią innego procesu, przykładowo testom rozliczeń, obsługi reklamacji lub przygotowania umowy. Jeżeli już dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych kategorii, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium ważne jest jednak uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są de facto wykorzystywane. Podział oparty tylko na strukturze działów nie zawsze odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W takiej okoliczności przydatne staje się szukanie według różnorakich kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Trzeba przy tym pamiętać, że jakość rezultatów zależy od poprawności wprowadzonych danych. Dosłownie rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, o ile dokument został zaprezentowany błędnie albo nie przypisano go do właściwej sprawy.
Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest ustalenie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego użycia albo przechowywania. Różnica ta ma znaczenie między innymi przy projektach, w których powstaje sporo wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać sugestie, które nie powinny odnaleźć się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych modyfikacji. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują zatem także określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści a także zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone bezpośrednio w pliku, czy też każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, jednak drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, jeśli nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma też postanowienie, kto może zatwierdzić konwersję i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami albo decyzjami formalnymi brak takiej testom może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii przemian nie zastępuje natomiast procedury określającej, która wersja jest wiążąca.
Przy kształtowaniu elektronicznego archiwum należy uwzględnić też dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne jedynie na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania oraz sprawdzeniu. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie powinno się łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich szukanie, jednak skuteczność tego procesu uzależniony jest od jakości skanów oraz sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu pozwala przeszukiwać treść wielu dokumentów, niemniej jednak nie zawsze właściwie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w sytuacji dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Powinno się także określić, czy papierowy egzemplarz będzie wciąż przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza samoczynnie, że oryginał można zaprzepaścić. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, obowiązujące przepisy a także przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.
Na sposób przechowywania plików wpływa także zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może zmodyfikować strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno zatem uwzględniać możliwość przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Ważne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, oraz zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W sytuacji danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas dany przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy lub niemały. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto sprawdza terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma również sposób wykonywania kopii zapasowych a także sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której przenigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu należy co więcej kontrolować dostępność formatów i możliwość otwierania dokumentów na aktualnie stosowanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego treść pozostanie czytelna.
Dodatkowe informacje: kontrola czasu pracy pracownika.