Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF tyczy się nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać pośród poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto ze starannością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, oraz sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa również przygotowanie danych używanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeżeli już informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może wyłącznie przekazać dane, które zostały wcześniej przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem wymiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z tych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział stosuje inne oznaczenia niż drugi. W pewnych przypadkach konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a czasem wystarczy zobowiązanie, które źródło informacji ma mieć pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje również kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co właściwie powinno wydarzyć się dalej. W dobrze opisanym procesie określa się zatem nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania faktur, ale także reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z używanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, natomiast przy błędnych danych może tylko powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być powiązane z informacją, która daje możliwość rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje też sposobność odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących konkretnej faktury powinno się móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, jednak przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc przemienić nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, ale również sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają przy tym uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz możliwość utworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać użyty. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy szukać rozwiązania dla oryginalnego przypadku.
Sprawdź: KSeF API.