Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto przemyśleć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie prawie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie lub dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (polecana strona: transkrypcja cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przekształceń w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne pokazanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W takim przypadku ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na detale, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których niezbędny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Przeciwnie opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a zupełnie inaczej materiał, w którym bardzo ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Ostateczny kształt takiego zapisu wynika głównie z rodzaju nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.
Sprawdź: transkrypcja do sądu.