Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często funkcjonuje równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko liczba odkładanych materiałów, ale też zachowanie powiązań między nimi.
Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego treść bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami daje możliwość przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie stworzenia i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania należy jednak uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. O ile zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt łatwy formularz też ma ograniczenia, ponieważ nie umożliwia odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać rzeczywistym potrzebom, a nie tylko założeniom przyjętym na etapie projektowania.
Ważną częścią organizacji dokumentacji jest uwarunkowanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z tych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć przeróbek wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię modyfikacji, status dokumentu a także zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest też określenie, które czynności wymagają zgody i kiedy należy ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez identyczny proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, w trakcie gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom testom. Rozróżnienie tych przypadków umożliwia uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Trzeba także pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.
Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasem staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów oraz umożliwiać wyszukiwanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednak od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W sytuacji skanów znaczenie ma także jakość obrazu oraz poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się przeanalizować każdy plik ręcznie, dlatego zakres testom warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Powinno się także rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.
Na organizację elektronicznego archiwum wpływają także zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji poza miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także korzystanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnych ustaleniach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a jednocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z rodzaju danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może jedynie odczytać dokument, czy też go zmodyfikować, pobrać lub przekazać dalej. Na prawdę ważna jest też procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków albo zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w obowiązującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu powinno się też uwzględnić kopie zapasowe, sposobność odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.
Więcej: program do zarządzania dokumentami.