Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak także na pracowników dystrybucji, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, trafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać określony status.
W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma przede wszystkim to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych albo ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować znaczną część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.
Przy planowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie de fakto powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. Są przypadki w których dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszy czasszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane wprost przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest także określenie, które informacje mają być pobierane samoczynnie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt mały zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, natomiast zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę trzeba zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane albo nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje problemu, jeśli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.
Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko i wyłącznie możliwość pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. O ile integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być zrobione w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto prześledzić całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać samoczynnie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada prawdziwym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.
Znaczenie ma także sposób informowania użytkowników o przebiegu podmiany danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania a także gdzie wyszukać informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy albo ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Ważne pozostają a dodatkowo uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów umożliwia ocenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.
Sprawdź: integracja KSeF API.