W codziennej pracy administracyjnej wiele czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera aktualne dane. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw oraz rejestrowanie głównych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku obszarów działalności. Przykładowo, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli już plik zostanie przypisany tylko do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może posiadać trudności z jego odnalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna natomiast pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt złożony system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest również zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów bardzo istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć wyłącznie do użytku wewnętrznego, natomiast dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać zgody przez osobę uprawnioną. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, by procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce powinno się określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga uzupełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest również zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przeróbkę i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przemian nie za każdym razem objaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których potrzebny jest dodatkowy komentarz albo zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli konsumenci pobierają dokumenty na własne urządzenia i w późniejszym czasie przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są zaraz widoczne. Uwarunkowanie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów umożliwia ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument należy wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików oraz sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie stworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednak dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na własną tekst. Problem pojawia się zwłaszcza podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia szukanie treści, lecz niedociągnięcia odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie najmniejsze elementy mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także ranking z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga także określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z obowiązków użytkownika, a nie tylko z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, ale nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W przypadku danych poufnych powinno się co więcej uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu zadań. Istotne jest też postanowienie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy zatem usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej decyzji powinno się sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest potrzebny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także procedury odtwarzania danych po awarii. Trzeba sprawdzać nie tylko i wyłącznie, czy kopie są tworzone, niemniej jednak też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat powinno się a dodatkowo kontrolować sposobność odczytu wykorzystywanych formatów oraz sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Warto zobaczyć: program do zarządzania dokumentami.