W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera bieżące dane. Problem pojawia się zwłaszcza wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw oraz rejestrowanie zasadniczych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku obszarów działalności. Np, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli już plik zostanie przypisany tylko do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może posiadać trudności z jego znalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednak pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt złożony system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest także zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć tylko do użytku wewnętrznego, jednakże dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać zgody przez osobę uprawnioną. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, by procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga wypełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przekształcenie i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przemian nie zawsze tłumaczy przyczynę korekty, dlatego w niektórych przypadkach potrzebny jest dodatkowy komentarz albo zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeśli użytkownicy pobierają dokumenty na swoje urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są w tym samym momencie widoczne. Postanowienie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także możliwość odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie utworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być natomiast dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na własną treść. Problem pojawia się w szczególności podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, ale niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych kategorii. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami a także czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia szukanie treści, lecz błędy odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także porównanie z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga także określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z obowiązków użytkownika, a nie wyłącznie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, ale nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W przypadku danych poufnych trzeba dodatkowo uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu zadań. Istotne jest także uwarunkowanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy więc usuwać plików wyłącznie dlatego, że zakończono bieżące zadanie. Przed podjęciem takiej decyzji powinno się sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania lub nie jest potrzebny do rozliczenia albo wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Należy sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, niemniej jednak również czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat należy prócz tego kontrolować sposobność odczytu wykorzystywanych formatów oraz sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Warto sprawdzić: rejestracja czasu pracy pracownika.