W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera obowiązujące dane. Problem pojawia się w szczególności wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw oraz rejestrowanie podstawowych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku wycinków działalności. Przykładowo, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli plik zostanie przypisany tylko do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego znalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń albo powiązań między sprawami. Ich liczba powinna natomiast pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt złożony system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest także ustalenie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej testom. Notatka ze spotkania może służyć jedynie do użytku wewnętrznego, natomiast dokument dotyczący zobowiązań majątkowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, by procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga wypełnienia lub nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przemianę i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przekształceń nie zawsze objaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których niezbędny jest dodatkowy komentarz lub zapis decyzji. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli już użytkownicy pobierają dokumenty na swoje urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są od razu widoczne. Uwarunkowanie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument trzeba wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie zaprojektowania, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednak dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją tekst. Problem pojawia się zwłaszcza podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zapewni poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz niedociągnięcia odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie szczegóły mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także porównanie z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga też określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z obowiązków użytkownika, a nie tylko z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, ale nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych należy w dodatku uwzględnić zasady przekazywania plików oprócz organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Istotne jest też uwarunkowanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie trzeba zatem usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów powinno się sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest niezbędny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Należy sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, niemniej jednak też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez wiele lat powinno się co więcej kontrolować sposobność odczytu używanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Polecam: program do zarządzania dokumentami.