Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, ale także na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do kolejnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać dany status.
W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. O ile te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych albo ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności bardzo szybko zaczynają zajmować niemałą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.
Przy kształtowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie realnie powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest też określenie, które informacje mają być pobierane w sposób automatyczny, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt mały zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, natomiast zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce szczególną uwagę trzeba zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje problemu, o ile nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.
Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko możliwość pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do odpowiedniego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. O ile integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania nadal muszą być zrobione w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto prześledzić całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto także przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać automatycznie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada prawdziwym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej decyzji niezależnie od stopnia automatyzacji.
Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu konwersji danych. Pracownik powinien wiedzieć, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania a także gdzie wyszukać informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba zatem brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Ważne pozostają co więcej uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu oraz sposobność ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów daje możliwość oszacować, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu stosowanych narzędzi z KSeF.
Polecamy: KSeF API dla programistów.