Dokumentacja w organizacji na prawdę często powstaje w różnorakich miejscach i na różnych etapach realizacji obowiązków. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach albo teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z nierzadko taki podział utrudnia ustalenie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.
Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów oraz określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto przy tym unikać budowy zbyt wielu kategorii, ponieważ użytkownicy mogą posiadać trudności z wyborem właściwej. Bardzo ważna jest też spójność nazewnictwa. Jeżeli już jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna wykorzystuje numer sprawy albo skrót działu, późniejsze wyszukiwanie staje się mniej przewidywalne. Ustalenie wspólnych reguł daje możliwość ograniczyć takie rozbieżności, ale wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.
W codziennej organizacji pracy administrowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów oraz odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z odpowiednim rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeżeli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje jednak problemów organizacyjnych. Najpierw trzeba ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co trzeba zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W przeciwnym wypadku cyfrowy przepływ może odtwarzać te same opóźnienia, które wcześniej występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma też określenie, czy pracownicy mogą własną pracą edytować przypisane kategorie, usuwać pliki lub przekazywać je poza organizację.
Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie, ale także ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka egzemplarzy tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można od razu wyeliminować duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą mieć znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw albo innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest też rozpoznawanie tekstu ze skanów, jednak skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami lub słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto zatem określić, które materiały będą moderowane z uwagą i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się właściwie odczytać.
Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają także wymagania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia powinno się dopasować do zakresu zadań oraz kategorii dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych rozpiski, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji inwestycyjnych. Trzeboraz ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika albo upływie okresu archiwizacji. W praktyce ważne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Trzeba uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję wyłącznie na dacie zaprojektowania pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie oznacza, że można je odzyskać zawsze. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość tworzenia kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z kategorii dokumentacji a także konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.
Polecam: rejestracja czasu pracy pracownika.