Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy często wynikają z z pozoru drobnych wyborów podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko i wyłącznie obecne wyposażenie, ale również sposób korzystania z obiektu. Inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której znakomita większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a przeciwnie dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma również przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa później na możliwość utworzenia pomiarów, przemian, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest na prawdę często niedoceniana, szczególnie gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na całkowicie puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej. Trzeba też brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, o ile w późniejszym czasie zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymaga dodatkowo uwzględnienia sposobu przepływu informacji pomiędzy urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, testom dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z owych systemów może posiadać inne wymagania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi czasem do problemów podczas utworzenia. Ważne jest też oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, ale przy rozbudowanym obiekcie bez adekwatnej dokumentacji bardzo szybko pojawia się trudność z uwarunkowaniem, który przewód odpowiada za dokładnie określone urządzenie. W efekcie nawet prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie jedynie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone podczas budowy są kolejnym elementem, którego nie warto pomijać. W trakcie realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a rzeczywistym układem ścian, stropów lub innych instalacji. W pewnych przypadkach zmiana wynika także z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma bardzo duże znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod względem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać konwersję długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich modyfikacji pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych należy rozpatrywać jako proces związany także z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia albo wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Warto sprawdzić: projektant kontroli dostępu.